Comment faire pour créer un manuel de formation dans Word

Comment faire pour créer un manuel de formation dans Word

Prendre le temps d'écrire un manuel de formation des employés peut sembler une tâche laborieuse. Utilisation des fonctions de Microsoft Word 2007 fait partie intégrante du processus de développement plus facile. Avant de commencer à écrire, faire un peu de planification. Décidez de ce que les tâches de vos employés ont besoin pour accomplir et ce qui peut être écrit pour les aider. Plan sur l'usure vous allez utiliser le manuel de formation - dans une classe en face-à-face ou une visite auto-guidée. Une fois que vous avez une idée de ce type de manuel, vous allez avoir besoin, voici quelques-unes des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour faire de votre idée une réalité.

Explication

Utilisez la fonction décrivant dans Word pour créer une liste à plusieurs niveaux des tâches à vos employés ont besoin d'apprendre. Ce processus vous aidera à décider combien de temps votre manuel va être et aider à briser emplois en petits morceaux, qui sont plus faciles à expliquer à un nouvel employé. Pour utiliser la fonction de contour de Word, vous commencez avec un document vierge et sélectionnez l'onglet "Accueil". Dans le groupe Paragraphe, il ya trois boutons: balles, des chiffres et des listes à plusieurs niveaux. Choisissez "listes à plusieurs niveaux" ou vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas pour une galerie de décrivant choix. Vous pouvez également venir avec votre propre. Écrivez votre plan de votre manuel. Pour aller à la prochaine étape d'une liste à plusieurs niveaux, appuyez sur "Tab." Pour revenir à un numéro de la liste précédente, appuyez sur "Shift + Tab." Ecrire dans les étapes de votre formation et les autres informations d'expliquer à vos employés comment effectuer les tâches nécessaires à leur travail.

Utilisez la fonction d'en-tête et pied de page dans Word pour ajouter des numéros de page, des sections de contenu et un titre pour chaque page de votre document. En-têtes et pieds de page sont des références visuelles pour l'employé de savoir où ils se trouvent dans le matériel de formation. Lorsque vous faites la formation, le numéro de page permet de vous référer à certaines pages ainsi que certains sujets. Cliquez sur l'onglet "Insérer", puis dans la section En-tête et pied de page "En-tête". Vous recevrez un choix de styles d'en-tête à choisir ou vous pouvez faire un de vos propres. L'en-tête apparaît sur chaque page de votre manuel, ou vous pouvez choisir de faire apparaître sur les pages opposées si vous voulez que votre manuel pour plus de livres comme. Bas de page apparaissent en bas de la page et sont généralement utilisés pour les numéros de page, des dates et des informations de propriété. Cliquez sur "Pied de page" dans la section En-tête et pied de page et tout comme la section d'en-tête, vous aurez un certain nombre de styles au choix.

Ajouter une page de couverture ou la page de titre pour votre matériel de formation pour différencier ce matériel à d'autres éléments que vous donnez à votre employé, comme un manuel de l'employé. Créez votre page de titre en cliquant sur l'onglet "Insertion" puis en cliquant sur "page de couverture" dans la section Pages. Vous verrez un nombre de pages de couverture styles à choisir ou vous pouvez créer votre propre. Donnez à votre manuel de formation un titre descriptif; inclure la date de création et l'auteur (s), puisque les manuels de formation sont souvent un effort de groupe.

Ajoutez des titres à vous aider à créer votre table des matières de votre document de formation. Cela aidera également visuellement organiser votre document pour en faciliter l'utilisation par vos employés. Créer styles de titre pour chaque section de votre document en utilisant le plan que vous avez créé (ce n'est pas le même que un en-tête, qui va au haut de la page). Les styles de titre sont les styles de police que vous utilisez pour indiquer les différentes sections de votre formation, ainsi que les différents paragraphes. Si vous deviez écrire un manuel de formation sur la façon de rédiger de la correspondance d'affaires, votre chef 1 serait «Comment écrire une lettre d'affaires" et alors votre position serait "Ce qu'il faut inclure." Pour marquer le Titre 1 et Titre 2, sélectionnez le onglet "Accueil". Dans la section des styles, vous verrez un certain nombre de différents styles, vous pouvez choisir d'inclure Titre 1, Titre 2, sous-titres, etc Sélectionnez le texte pour votre rubrique 1 et cliquez sur le style Titre 1 pour indiquer son importance dans votre plan. Cliquez sur la section suivante de votre plan pour faire une rubrique 2. Passez par l'ensemble de votre plan, en sélectionnant la rubrique 1 et 2 Intitulé Ce sera inclus dans la table des matières lorsque vous avez terminé.

Ajouter une table des matières (TOC) pour aider vos employés à trouver l'information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Si vous avez déjà ajouté la rubrique 1 et 2s à votre document, que Word faire le travail de création de la table des matières pour vous. Cliquez au début de votre document où vous souhaitez la table des matières d'apparaître (généralement après la page de couverture) et cliquez sur "Références", puis cliquez sur "Table des matières" dans le tableau de la section Contenu. Vous verrez une liste des tables automatiques que vous pouvez utiliser. Cliquez sur l'une des sélections automatiques et votre table des matières devrait apparaître, à l'aide des styles de titre de votre plan.

Disposez les rubriques et sections de votre manuel de formation dans un ordre étape-par-étape. La dernière partie et la plus essentielle de ce manuel est l'indice. La plus complète de votre indice est élevé, plus votre élève sera capable de chercher des réponses par numéro de page et le sujet par la suite. Pour créer un index, mettez en surbrillance le mot que vous souhaitez mettre dans l'index. Cliquez sur "Références", puis sur "Marquer entrée." Continuez à faire cela pour chaque élément que vous souhaitez ajouter à votre index. Une fois cela fait, allez à la fin de votre manuel de formation et insérer l'indice en cliquant sur "Références", puis sur "Insérer un index."

. Correcteur d'orthographe et enregistrer votre fichier. Une fois que vous avez créé votre premier manuel de formation, vous pouvez activer ce mode d'emploi dans un modèle pour d'autres manuels de formation en cliquant sur le bouton "Open Office", puis cliquez sur «Enregistrer sous». Lorsque la boîte de dialogue apparaît, dans la section "Save as type », cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Modèle Word (.dotx). Ensuite, vous pouvez réutiliser votre travail sur un autre manuel de formation.