Avantages et inconvénients de dépôt chronologique

Avantages et inconvénients de dépôt chronologique

Dépôt chronologique est une méthode de classement de documents qui vous permet de conserver tous les documents liés à une opération particulière ou d'une relation d'affaires. Au premier rang de ses avantages est que le dépôt chronologique est tenue de dossiers complète. Il est capable de raconter une histoire au sujet de la transaction ou de la relation d'une personne inconnue avec les événements. Toutefois, le classement chronologique a ses inconvénients et sa méthode de dépôt de soeur peut offrir un meilleur système, selon les documents maintenue.

Définition

Moyen de classement chronologique organisation des documents, reçus et autres documents à l'aide de la date sur le document ou la date à laquelle le fichier a été créé ou modifié. Le plus ancien document est placé au début du fichier avec tous les documents ultérieurs étant placé de manière similaire selon la date et le mois (par exemple 1 Août, le 15 Septembre, 30 Août).

Plus

Dépôt chronologique est une excellente méthode pour les achats importants et les relations d'affaires importantes. Tous les documents relatifs sont conservés partir de la date d'achat ou de début de la relation à nos jours, ce qui vous permet d'expliquer précisément comment les événements ont eu lieu et ce que les gens ou les entités ont été impliqués. La rigueur de dépôt chronologique peut être particulièrement utile dans les litiges. Dépôt chronologique vous permet également d'accéder rapidement aux documents spécifiques dont vous avez besoin sans avoir à rechercher à travers l'ensemble du dossier tant que vous savez le délai dans lequel les documents ont été créés ou modifiés.

Moins

Dépôt chronologique peut entraîner de gros fichiers qui prennent une grande quantité d'espace. Aussi, les fichiers chronologiques peuvent contenir des papiers sans importance, tels que des lettres types et la correspondance de routine, qui n'ont pas besoin d'être déposé. Puisque tous les documents relatifs à une affaire sont conservés, il peut être difficile de tirer facilement un document particulier que vous avez besoin si vous ne connaissez pas la date à laquelle elle a été créée ou modifiée. Une façon de pallier cet inconvénient est de maintenir un index de tous les documents dans le fichier avec une colonne indiquant le date du document et une deuxième colonne décrivant le document de sorte que vous pouvez facilement localiser un document particulier. L'indice devrait être mis à jour chaque fois qu'un nouveau document est ajouté au fichier.

Dépôt chronologique inverse

Une autre méthode connexe, mais différent de dépôt, est inverse dépôt chronologique. En utilisant cette méthode, le nouveau document est placé au début du fichier avec tous les documents étant déposés d'une manière similaire (par exemple 1 Juin, 1er mai, 1er Avril). Que ce soit pour utiliser le chronologique ou chronologique inverse méthode est une préférence personnelle, mais beaucoup de gens préfèrent ce dernier pour le dépôt des éléments tels que cartes de crédit ou d'utilité factures payées parce anciennes factures et confirmations de paiement peuvent rarement besoin d'être consultée.